Hur förklarar man vikten av inköp för ekonomichefen?

Vid ett tillfälle i våras satt jag tillsammans med en ekonomichef för ett medelstort tillverkande företag och åt lunch. Restaurangens namn var the Laughing Duck och på agendan stod inköp. När vi skulle presentera våra roller slog det mig– hur förklarar man inköp för en person som inte aktivt arbetat med det? Jag är van vid träffar med chefer/inköpschefer som aktivt arbetat med inköp under flera års tid och vars organisation är mogen. Men hur gör man det för den som precis börjat få koll på det hela?

Samtalet mellan oss fortgick och det tillfälliga ämnet blev bilen, familjen och semesterplanerna. Samtidigt som vi diskuterade Paros som det senaste resmålet i sommar pågick en annan diskussion i bakhuvudet. Ska jag börja med kategoristyrning? Ska jag berätta om olika inköpsroller? Vad är ens inköp? Frågorna började bli alltmer diffusa och det var inte förrän maten kommit in som det slog mig – varför inte börja med Spendanalysen?
Det finns flera skolor vars lära om inköp skiljer sig. Men om man bortser från de överliggande skillnaderna som termerna, kan man faktiskt hitta en hel del liknelser. I slutändan arbetar vi alla med inköp och det gemensamma målet är att hjälpa organisationen bli bättre på att just köpa. Oavsett om du arbetar operativt, taktiskt eller strategiskt skapar vi värde för organisationen i form av kostnadsbesparingar och här är Spendanalysen ett måste. Genom en kartläggning av antalet fakturor och leverantörer får organisationen en tydlig överblick av hur inköpen görs. Vi som har arbetat med inköp vet att Spendanalysen indikerar vilka kategorier som har störst potential och där samma arbete ger störst avkastning i form av ökad lönsamhet.

Så jag började efter ett par tuggor fråga hur företaget bearbetade leverantörerna och de tillhörande avtalen, i hopp att få veta mer om organisationen. Då blev det tyst. Jag blev mött av en blick som varken var kall eller varm, utan mer tom. Ekonomichefen förstod inte vad jag menade och detta var inte en tillfällighet. Jag har ofta upplevt denna situation som främst utspelar sig vid möten med ekonomichefer i medelstora företag. Ett scenario där personen som ansvarar för ekonomin inte känner till värdet hos en väl fungerande inköpsavdelning eller inköp i sig för den delen.
Det bästa du som inköpare kan göra här är att visa vad du kan åstadkomma om ledningen satsar på din avdelning. Presentera resultatet i form av ökad lönsamhet och sätt gärna deras investering som jämförelse, det ger dig extra spelutrymme och möjligen en utökad satsning på avdelningen.

Jag avbröt den 10 sekunder långa tystnaden med att skratta. Det var ett varmt skratt och som tur, var det inte ensamt alltför länge. Jag förklarade därefter vikten av att aktivt arbeta med inköp när man blir lite större och att första steget är en Spendanalys. Att utförligt analysera inköpet och försöka optimera antalet leverantörer samtidigt som man stärker avtalstroheten inom bolaget. När lunchen led mot sitt slut kändes allt mycket bättre jag hade fått möjlighet att prata med en ny vän och kund för den delen, men jag hade även lyckats sprida nyttan av inköp till ytterligare en person.

Sammanfattningsvis var det ett lyckat slut på en förutsättningslös inköpslunch och jag vill uppmana dig som läser detta att ta kontakt med någon på din ekonomiavdelning eller i ledningsgrupp. Bjud dem på en inköpslunch och berätta vikten av att aktivt arbeta med inköp, ju fler personer som förstår vad ditt arbete innebär desto mer kommer ni prioriteras av ledningen.

Philip Brodd
Inköpsdesign

Rådgör med en expert

Kontakta oss för en timmes gratis rådgivning. Vi tar en diskussion om dina utmaningar och behov oavsett om detta avser utbildningsbehov, rekrytering, metodstöd eller resursstöd.

Bli kontaktad

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

Läs våra senaste nyhetsbrev »

Vi behandlar dina uppgifter enligt GDPR. Läs mer här »

Ring oss gärna på 070-612 46 29