Det hade vi ingen aning om

23 november 2015

Det var en gång ett företag som hade på tok för höga kostnader för sina inköp av kontorsmateriel – något de inte hade en aning om.

Företaget har verksamheter på sex olika orter runt om i landet. Inköp till företagets kärnverksamhet är man duktiga på, trots att inköpsavdelningen är underbemannad. Man har god kunskap om produkter och leverantörer och man har fått till viss samordning av inköpen.

Men när det gäller varor och tjänster av supporterande karaktär (indirekta inköp) så är situationen en annan. Man har inte haft tid eller möjlighet att fokusera på dessa och man har levt i tron att de indirekta inköpen inte representerar särskilt mycket pengar. Därför görs sådana inköp decentraliserat ute i organisationen utan vare sig styrning eller samordning.

Till skillnad mot vad det här exempelföretaget visste så är det just för supporterande varor och tjänster som den stora besparingspotentialen finns i flertalet företag.

Lösning

Så en dag fick de ett erbjudande från Inköpsdesign avseende genomförande av en Spendanalys. Den visar hur företaget spenderar alla sina pengar på inköp och ger underlag för samordning och effektivisering av inköpen.

Företaget nappade på erbjudandet och efter fyra veckor fick de se resultatet. Det hade gjorts en nedbrytning av alla inköp i inköpsområden och inköpsgrupper – man hade nu fått en tydlig struktur över inköpen. För varje enskild inköpsgrupp fick man fakta avseende det senaste året i form av inköpsvärden, antal leverantörer och antal fakturor – företaget fick se sin ”köpbild”. Det blev en ”aha-upplevelse” för såväl ledningen som inköpschefen. Det visade sig bl. a att man spenderade en tredjedel av det totala inköpsvärdet på supporterande varor och tjänster och att 50 % av företagets alla leverantörer fanns i denna grupp – ”det hade vi ingen aning om”.

Besparing

För inköpsgruppen Kontorsmateriel hade företaget totalt köpt från hela 209 leverantörer under det senaste året – ”det hade vi ingen aning om”. Fakta talade för sig själv – här fanns ett klockrent förbättringsområde.

Med Inköpsdesigns metod Kategoristyrning gjordes därefter en helt ny samordnad inköpslösning för hela företaget avseende Kontorsmateriel. Antalet leverantörer reducerades till ett fåtal, sortimentet standardiserades och hela processen från beställning till betalning rensades. Därmed kunde både pris- och processkostnad sänkas med otroliga 40 %. Beställnings- och faktureringsrutiner var allt annat än enhetliga. Det fanns en uppsjö av olika varianter.

Med leveransen av Spendanalysen fick företaget verktyget SpendManager med vilket de nu själva kan söka detaljerad information inom alla sina inköpsgrupper som grund för fortsatta effektiviseringsåtgärder och nya kategoristyrningsprojekt som de kan genomföra på egen hand.

Utbildning

Vid genomförandet av kategoristyrningen så deltog en av företagets inköpare som samtidigt lärde sig metoden. Utöver att ha effektiviserat den aktuella inköpsgruppen så sker det alltså Utbildning och kompetensöverföring genom ”learning by doing”.
En investering för framtiden.

Inköpsförstärkning

Eftersom ledningen nu förstått hur mycket man faktiskt spenderar på supporterande varor och tjänster och sett resultatet av jobbet med den enkla inköpsgruppen Kontorsmateriel, så fick inköpschefen i exempelföretaget utökat mandat och OK att förstärka inköpsavdelningen med ytterligare inköpare – en investering som betalade sig mycket snabbt.

Hur står det till i ditt företag?

Vill du också ta tag i supportområdet och sänka inköpskostnaderna?

Tveka inte – kontakta oss på Inköpsdesign – vi kommer gärna ut till er och visar vårt verktyg!

image001-1Nu får du tillgång till din Spendanalys var som helst, när som helst, med Power BI mobilapparna.


« Tillbaka

Rådgör med en expert

Kontakta oss för en timmes gratis rådgivning. Vi tar en diskussion om dina utmaningar och behov oavsett om detta avser utbildningsbehov, rekrytering, metodstöd eller resursstöd.

Bli kontaktad

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

Läs våra senaste nyhetsbrev »

Vi behandlar dina uppgifter enligt PUL. Läs mer här »

Ring oss gärna på 070-612 46 29