The Power of Procurement

20 april 2015

En undersökning bland företagsledare visar att den utmaning de ser som den absolut viktigaste för ökad konkurrenskraft på en allt tuffare marknad, är att reducera kostnader. Det handlar till stor del om att vidta åtgärder för att dra ner på personal och sänka olika typer av kringkostnader samt overhead. Men underökningen visar också att man kommit till insikt om att det finns stora kostnadsbesparingar att hämta hem inom inköpsområdet.

Stor potential för effektivisering

Sammanfattningsvis kan sägas att resultatet av undersökningen var nedslående i o m att det pekar på en låg mognadsgrad för inköp generellt sett. I merparten branscher finns det en stor potential att effektivisera inköpsverksamheten och därmed sänka kostnader påtagligt samt bidra till ökat mervärde för företaget.

Inköpsfunktionen i många företag har kämpat för att höja sin roll från enkel taktisk verksamhet och förhandlingar av enklare kontrakt, till att få en bredare och mer strategisk roll i företaget. I många företag ansågs inköp fortfarande vara en ren servicefunktion. Det var verksamheten som tog beslut om vilka leverantörer man skulle ha. Av inköpsfunktionen förväntades bara att delta i prisförhandlingen i ett sent skede av inköpsprocessen. Undersökningen pekar på brister när det gäller att se på leverantörsmarknaden med nya ögon i stället för att fortsätta fokusera på befintliga leverantörer, vilket tyvärr är allt för vanligt.

Dags att ta plats

Ett annat konstaterande i undersökningen är att inköpsfunktionen generellt sett inte deltar aktivt i efterfråge-/prognosverksamheten avseende köpta varor och tjänster. Man deltar också i begränsad omfattning i beslutsprocessen ”köpa/tillverka”. Inköpsfunktionen har också dålig insikt i bedömning av vilka befintliga risker som finns inom försörjningskedjan liksom vilka riskreducerande åtgärder som kan behövas i olika situationer.

Trots att resultatet av undersökningen inte ger en direkt positiv bild av nuläget så finns det en insikt om inköpsfunktionens betydelse och en tydlig färdplan för hur inköp kan svara mot verksamhetens krav och till och med överträffa förväntningarna.

Fakta i korthet från undersökningen:

Inköpsfunktionen påverkar mindre än 60 procent av totala inköpsvolymen
Endast i 31 procent av företagen är inköpsfunktionen involverade i företagets strategiska beslut51 procent av inköpsfunktionerna äger relationen mellan sitt företag och viktiga leverantörer
I 18 procent av företagen krävs manuell handpåläggning för minst 30 procent av leverantörsfakturorna
Mindre än 75 procent av totala inköpsvolymen köps på gällande avtalBara 4 procent av företagen har inköpsfunktionen riktigt bra kunskap om värdering och hantering och av risker i leverantörskedjan
44 procent av inköpsfunktionerna leder Contract Management-processen

Fem huvudrekommendationer som resultat av undersökningen:

1. Skaffa en plats runt beslutsbordet
Arbeta tvärfunktionellt med verksamheten. Agera mot interna nyckelaktörer och sätt dig in i företagets affärsstrategi och prioriteringar. Identifiera hur inköpsfunktionen på bästa sätt kan bidra med mervärde för att bli en strategisk intern affärspartner. Påvisa konkreta resultat som inköpsfunktionen bidragit med.

2. Fokusera inte bara på kostnadsbesparingar.
Se till att det finns gemensamma modeller för Kategoristyrning, SRM och att man har ett strategiskt tänkande i inköpsteamet. Se till att inköpsfunktionen engagerar sig mer i Demand Mangement, Contract Management och aktivt deltar i ”köpa/tillverka”-beslut. Tänk också på hur inköp kan bidra till att förbättra företagets likviditet.

3. Optimera inköpsprocesserna
Undersök om befintliga inköpsprocesser svarar mot företagets affärsmål och verksamhetskrav. Var öppen för alternativa lösningar som ger högre utväxling av inköpsfunktionens insatser och större affärsnytta.

4. Ta en mer aktiv roll i riskhantering
Engagera företagsledningen i samtal kring bedömning och hantering av risker i leveranskedjan. Uppmuntra inköpare att ta ett proaktivt ansvar för riskhantering gentemot leverantörerna. Ta hjälp av andra funktioner när så behövs.

5. Använd möjlig teknik och Management Information (MI)
Använd möjlig IT-teknik för att automatisera hanteringen av transaktioner kopplade till inköp. Utnyttja MI för att informera om inköpsverksamheten men också i ett vidare perspektiv kring strategiutveckling, planeringsbeslut etc.

Källa: The Power of Procurement. A global survey of Procurement functions, KPMG 2012


« Tillbaka

Rådgör med en expert

Kontakta oss för en timmes gratis rådgivning. Vi tar en diskussion om dina utmaningar och behov oavsett om detta avser utbildningsbehov, rekrytering, metodstöd eller resursstöd.

Bli kontaktad

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

Läs våra senaste nyhetsbrev »

Vi behandlar dina uppgifter enligt PUL. Läs mer här »

Ring oss gärna på 070-612 46 29