Kunduppdrag

Exempel 1: Byggkoncern (12 000 anställda)

Behov av nordisk samordning – avsaknad av gemensamt arbetssätt

Bakgrund/Problem

  • Inköp sker nationellt och regionalt
  • Leverantörerna är till stor del lokala
  • Koncernens totala inköpsstyrka tillvaratas inte
  • Lönsamheten i koncernen är inte tillfredsställande

Uppdrag/Genomförande

  • Utveckling av en ny koncerngemensam, nordisk och strategisk inköpsprocess inkl. mallar, checklistor, rapporterings-och uppföljningsdokument. (Strategiskt inköp)
  • Implementering av process
  • Uppstart av nordiska inköpsteam
  • Coachning till intern projektledare
  • Kompetensutveckling och coachning till nordiska inköpsteam

Resultat

  • Ny samnordisk och strategisk sourcingmodell implementerad
  • Nordiska inköpsteam igångsatta
  • Nya leverantörsmarknader etablerade
  • Påtagliga prissänkningar på såväl materiel som tjänster

Exempel 2: Kommunalägt energibolag (150 anställda)

Ostyrd inköpsverksamhet – överklaganden LOU

Bakgrund/Problem

  • Ostrukturerad och ostyrd inköpsverksamhet
  • Flera LOU-överklaganden från leverantörer
  • Avsaknad av process för strategiskt inköp

Uppdrag/Genomförande

  • Genomförande av segmentering och Spendanalys
  • Genomförande av Inköpsdiagnos –identifiering av förbättringsområden
  • Genomförande av Strategiskt inköp för två inköpsområden
  • Framtagning av Inköpshandbok (inom ramen för LOU)
  • Coachning av inköpschef

Resultat

  • Enhetliga regler, rutiner, mallar, checklistor etc. dokumenterade och åtkomliga via intranät -kundspecifik Inköpshandbok
  • Processen Strategiskt inköp genomförda för två inköpssegment
  • Sänkta kostnader och reducering av antal leverantörer
  • Kompetensutveckling genomförd

Exempel 3: Offentligt blev privat

Bakgrund/Problem

Företaget är ett tjänsteproducerande och har en regional verksamhet över hela Sverige och har ca 1600 anställda. Man har nyligen gått från att följa offentliga upphandlingsregler till att nu tillämpa privata företags principer för inköp. I o m att den inköpspersonal som fanns i företaget var specialiserade på offentlig upphandling innebar förändringen att så gott som samtliga på inköpsenheten sökte sig till andra företag inom offentlig sektor. Situationen blev sådan att man efter en tid inte hade några centrala inköpsresurser alls. Detta i sin tur innebar att det efter en kort tid fanns ett stort uppdämt behov av såväl operativa resurser som styrning och ledning av inköpsverksamheten.

Uppdrag/Resultat

En konsult från Inköpsdesigns affärsområde InköpsKraft™ fick uppdraget att på halvtid vara tillförordnad inköpschef. På temat ”situationsanpassad inköpsfunktion” tillhandahöll InköpsKraft™ därutöver efter en tid en operativ/taktisk inköpare och en avtalsspecialist. Alla med en bakgrund och erfarenheter som passade som ”hand i handske” i företagets nya situation. Resultatet blev mycket positivt. Den tillförordnade inköpsfunktionen kom snabbt in i arbetet och profilerade sig i företaget på ett mycket bra sätt. Interna relationer till ”sakavdelningarna” i företaget byggdes snabbt upp innebärande att allt fler uppdrag kanaliserades via den ”nya” inköpsenheten.

Ett skäl till att företaget inte direkt anställde personer till en ny inköpsenhet vara att man inte riktigt visste hur den skulle utformas och vilka resurser som behövdes i den nya situation som förändringen innebar. Dessutom är det alltid en oundviklig startsträcka att rekrytera rätt personer. Därutöver fick det inte bli stopp i den löpande inköpsverksamheten. Våra konsulter (InköpsKraft™) utgjorde en framgångsrik brygga mellan det gamla och det nya. Ett flertal stora upphandlingar genomfördes framgångsrikt och de interna relationerna med andra funktioner hade byggts upp och fungerade nu väl. Inköpsenheten blev efterfrågad på ett helt annat sätt än tidigare. En styrning av inköpen i företaget hade uppnåtts och en plattform för vidare utveckling hade skapats.

Parallellt med att den interimistiska inköpsfunktionen fanns på plats, startades en rekryteringsprocess avseende en ny inköpschef. Men i o m att InköpsKraft™ fanns på plats och verksamheten nu fungerade väl var det ingen brådska, utan rekryteringen kunde göras på ett väl planerat och noggrant sätt med utgångspunkt från den nya situationen. Med vår tjänst InköpsKraft™ hade en bra plattform skapats för en effektiv och framtidsorienterad inköpsverksamhet.

Exempel 4: Ny energi och struktur

Bakgrund/Problem

Det aktuella företaget bedriver energiproduktion och har ca 800 anställda. Inköpsverksamheten är generellt sett ostrukturerad och företagets totala inköpsstyrka tillvaratas inte inom ett flertal inköpskategorier och processkostnaderna är generellt sett höga. Dessutom har tjänsten som inköpschef just blivit vakant. Totalt består inköpsavdelningen av 15 medarbetare med olika ansvarsområden. Innan man anställer en ny inköpschef ser man behov av att skapa struktur i inköps-verksamheten och på ett bättre sätt få tydliggjort hur inköp ska bedrivas på ett effektivt sätt. Man vill också ha en interimschef som tillsvidare kan upprätthålla linjeansvaret inom inköpsavdelningen. Dessutom vill man få underlag för vilken profil den nye inköpschefen ska ha.

Uppdrag/Resultat

En konsult från Inköpsdesigns affärsområde InköpsKraft™ fick uppdraget att under en 9-månadersperiod vara tillförordnad inköpschef i företaget. Rollen innebar både att vara linjechef för inköpsverksamheten och att skapa nödvändig struktur. För att skapa en nödvändig grund för utveckling av verksamheten gjordes inledningsvis en Spendanalys inkluderande en nedbrytning av inköpen i inköpskategorier. Dessutom gjordes en analys av processer där uppenbara rationaliseringsmöjligheter identifierades och konkreta handlingsplaner togs fram. Inköpsdesigns modell Strategiskt inköp infördes som generell arbetsmodell. Dessutom utformades förslag till framtida organisationsmodell för inköp.

Under uppdraget skedde också kompetensöverföring till alla medarbetare inom inköpsavdelningen. Vår konsult utgjorde en värdefull brygga mellan ett ostrukturerat och ledarlöst nuläge till en välordnad grund för en effektiv inköpsverksamhet. Den organisationsmodell som föreslogs infördes och tjänsten som ny inköpschef tillsattes medan konsultuppdraget ännu pågick vilket innebar ett värdefullt överlapp i verksamheten. Inköpsverksamheten blev strukturerad och baserades på kategoristyrning med arbetsmodellen Strategiskt inköp som grund. Ett antal kostnadsbesparande processrationaliseringar blev genomförda. Med vår tjänst InköpsKraft™ hade en bra plattform skapats för en effektiv och framtidsorienterad inköpsverksamhet.

Exempel 5: Kostnadseffektiva tekniska konsulter

Bakgrund/Problem

Företaget har dels serieproduktion av förbrukningsmaterial, dels tar man fram reservdelar samt utför service på kundernas utrustningar både i Sverige och internationellt. Verksamheten kan karaktäriseras av teknisk spetskompetens samt en mycket hög säkerhetsnivå, detta är ett absolut kundkrav. Historiskt sett har inköpsavdelningen haft en svag position gentemot teknikavdelningarna. Ett avgörande skäl är att företaget varit mycket lönsamt under många år. En mycket stor del av inköpsvolymen består av externa resurser, så mycket som 25 % av den totala personalstyrkan (ca 1000 personer) har periodvis utgjorts av konsulter och inhyrd produktionspersonal. Man har förvisso strävat efter att ha avtal med alla företag som levererar tjänster, men det har inte förekommit något strategiskt inköpsarbete inom området. Två personer på inköpsavdelningen har administrerat tjänsteinköpen och oftast har man accepterat de årliga prisökningarna som leverantörerna meddelat. Tidsbrist samt bristande stöd från övrig organisation har varit huvudskälen för detta beteende.

Uppdrag/Resultat

Inköpsdesign fick uppdraget att genomföra ett strategiskt inköpsprojekt inom området tekniska konsulter. En konsult från affärsområde InköpsKraft gjorde tillsammans med befintlig personal, med utgångspunkt i modellen Strategiskt Inköp, en kartläggning av området. En referensgrupp med representanter för företagets olika tekniska avdelningar bildades för att skapa kravprofiler på de olika konsulttyper man har behov av. Samtidigt arbetades en ny avtalsmall fram tillsammans med den juridiska avdelningen. Kravprofiler skickades med avtalstexten ut i en offertförfrågan till ett relativt stort antal företag. Baserat på inkomna svar samt följande förhandlingar sållades det fram ett lämpligt antal ramavtalsleverantörer.

I uppdraget ingick att kostnaderna skulle sänkas genom att öka konkurrensen och från inköps sida inta en mer ifrågasättande attityd. Inköpdesign visade på ett arbetssätt som framförallt bygger på ett närmare samarbete med de olika uppdragsgivarna samt vikten att vara mer närvarande i beslutsprocessen när en konsult ska köpas in. Genom att antalet leverantörer minskade drastiskt har de administrativa kostnaderna kunnat sänkas. Dessutom sänktes timpriserna genom att konkurrensen tydliggjordes och utnyttjades på ett sätt som inte skett tidigare. Sammantaget möjliggjordes en besparing på ca 10 % innebärande ca 20 MSEK på årsbasis. Uppdraget avslutades inom avtalade tidsramar tack vare det strukturerade arbetssättet med metoden Strategiskt Inköp.

Rådgör med en expert

Kontakta oss för en timmes gratis rådgivning. Vi tar en diskussion om dina utmaningar och behov oavsett om detta avser utbildningsbehov, rekrytering, metodstöd eller resursstöd.

Bli kontaktad

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

Läs våra senaste nyhetsbrev »

Vi behandlar dina uppgifter enligt PUL. Läs mer här »

Ring oss gärna på 070-612 46 29