Inköpsdesign

”Det gäller att hantera riskerna, inte göra sig av med dem”

12 oktober 2023

Riskbedömning är en grundläggande arbetsuppgift för inköpare. Men hur kan behovet av att riskbedöma påverkats av coronapandemin och kriget i Ukraina? 

– Den inköpare som inte tänker på risker är farlig. Det är inom riskbedömning som en professionell inköpare verkligen tillför något, genom att alltid planera framåt och vara medveten om risker, säger en medarbetare på Inköpsdesign. 

Som inköpare gäller det att hela tiden fundera på om det finns några risker, vilken typ av risk det rör sig om och hur man ska hantera dem.

– Det finns en bild av att inköparen enbart köper in saker och den dagen leveranserna inte kommer skyller man på inköparen. Många förstår inte att riskbedömning är en av inköparens viktigaste arbetsuppgifter.

Traditionella risker kan exempelvis vara huruvida en leverantör kommer att finnas kvar framöver och om det finns alternativa leverantörer att använda sig av. Även eftermarknaden är en viktig punkt – hur kan leverantören stötta organisationen efter att köpet är gjort? Hur fungerar service och garanti?

– Många saker kan man byta ut relativt lätt, men det kan ta tid att hitta en ny leverantör. Säg att man ber ett företag i USA att utveckla en programvara för sin utrustning, vad händer om de går i konkurs? Om ingen annan kan tillverka denna del, hur minimerar man risken att stå utan?

Därför är det viktigt att inköpare funderar ut alternativen redan innan de behövs. Man får inte heller glömma att ofta när man behöver alternativen, är det även fler som gör det.

– För många år sedan arbetade jag på ett företag, de köpte elektronikkomponenter från en fabrik som plötsligt brann upp. Konkurrenten, som använde sig av samma fabrik, hade en alternativleverantör som stod redo dagen efter. Min arbetsgivare däremot fick stopp i produktionen, eftersom de inte vara förberedda.

Kartläggning och riskvärdering

Arbetet med riskbedömning handlar mycket om att kartlägga möjliga risker och sedan redogöra för dem inför ledningen. Det gäller att kunna värdera riskerna och är en risk för stor ska man agera för att ta bort den. Andra risker kanske man kan leva med, men då ska man vara beredd på att kunna ta kostnaden. Det viktigaste är att vara medveten om riskerna och därefter fatta beslut.

– Man lever alltid med risker och det ska man göra. Det går att ta bort risker genom att exempelvis köpa in ett stort lager, men då skapas en ny risk genom att man har mer än vad man kan sälja.

En utmaning kan vara att lyfta riskerna med ledningen och få dem att lyssna. Ofta finns krav på att ha ett litet lager och arbeta med leveranser just-in-time.

– Det kan kännas som att man framställer saker som värre än vad de är, men det är viktigt att vara medveten om vad som kan gå fel. Idag arbetar många företag helt utan lager, och kommer inga produkter så stannar produktionen direkt. Det kan räcka med punktering på en lastbil.

Riskbedömning och globala händelser

Coronapandemin och kriget i Ukraina ledde till snabbt föränderliga försörjningskedjor på en global nivå. Det innebar många utmaningar för inköpsorganisationen, som möter alla möjliga risker. Det vi vet nu, bör vi ta med oss för framtida riskbedömningar.

– Även om man inte kan förutse en pandemi, kan man förutse risker genom att analysera sin omvärld. Ett exempel är en inköpschef i vår inköpsgrupp som har en viktig leverantör i Kina. Redan när USA och Kina började bråka om handelsregler förstod de att det skulle kunna uppstå problem och tog beslutet att köpa in ett större lager och var därmed bättre förberedda.

Hur coronapandemin kommer att påverka framtida arbete på längre sikt med riskbedömning är svårt att sia om, men förhoppningsvis kommer det att leda till att inköpsorganisationens arbete kommer högre upp på agendan för ledningen.

– Coronapandemin har skapat en enorm erfarenhet för alla som jobbar med inköp. Jag tror att riskbedömning kommer bli än viktigare framöver. Förhoppningsvis lär vi av historien och börjar inte minska lagren så fort det är möjligt för att vinna kapital, utan låter inköparen planera långsiktigt. Det tjänar alla på i längden, säger en medarbetare på Inköpsdesign.