Okategoriserade

Därför är process lika viktig som produkt och pris

5 september 2019

Produkt och pris är självklarheter för en inköpare. Här förklarar vi varför framgångsrika processer är minst lika viktigt – och vad du måste tänka på för att få rätt process på plats.

Grovt sett finns det två typer av inköp – operativa och strategiska. För att undvika stora administrationskostnader för operativa inköp gäller det att hitta rätt process och handlar det om strategiska inköp måste upphandlingsprocessen vara väldefinierad och spridd inom företaget där man involverat medarbetare från berörda delar av företaget. Annars riskerar man stora administrativa kostnader för standardinköpen och felaktiga och onödigt dyra strategiska inköp.  

Automation höjer kvaliteten
En medarbetare på Inköpsdesign och med över 30 års erfarenhet som inköpare och konsult, menar att standardiserade inköp hanteras bäst av att vara så automatiserade som möjligt eftersom automation höjer kvaliteten i inköpsprocessen och minskar felmoment samtidigt som man reducerar de administrativa inköpskostnaderna. 

– Ju mer du kan automatisera processen för en vara desto större chans är det att minska antalet fel. Retail har kommit längst här, när tillräckligt många kunder har gått ut genom dörren med en viss vara plingar det till hos leverantören med en beställning av fler exemplar av den varan. 

Grunden för effektiva processer
När det gäller inköp är grunden för effektiva processer att existerande avtal är väl spridda och implementerade i organisationen. Det innebär att chefer och beslutsfattare ute i verksamheten vet var och hur de kan beställa befintliga produkter hos de avtalade leverantörerna. På så sätt undviker man att chefer och beslutsfattare gör egna inköp på stan och därmed slösar dyrbar tid och energi på inköp. 

Söker man efter nya produkter gäller det att gå tillbaka till upphandlingsprocessen för strategiska inköp – vad är det för problem som ska lösas och hur beskrivs det problemet på ett sätt som gör att leverantörerna, inte vi själva, kan komma på kreativa och smarta lösningar på problemet? En bra upphandlingsprocess leder fram till en kravställan efter rätt produkt för behovet, vilket inte behöver vara detsamma som den bästa produkten på marknaden.  

– Förenklat kan man säga att det är fel att kravställa ett kylskåp med en temperatur mellan fyra och åtta grader. Man ska efterfråga en lösning som håller matvarorna kalla och sedan låter man leverantörerna beskriva hur de kan lösa uppgiften, säger en medarbetare på Inköpsdesign.

Använd samma upphandlingsprocess 
Oavsett om det gäller att köpa nya produkter från existerande eller nya leverantörer ska man använda samma upphandlingsprocess där fokus är att identifiera och beskriva problem – och låta leverantörerna komma med svaren på dessa problem. 

– På så sätt öppnar man för nya typer av lösningar på företagets problem som man själv kanske aldrig hade tänkt på vilket sedan kan ge konkurrensfördelar för företaget.