Okategoriserade

Dynamiska inköpssystem – så funkar det

17 oktober 2019

Dynamiska inköpssystem är en helt elektronisk process som kan användas för återkommande inköp till en upphandlande myndighet. Men vad har systemet för fördelar? Häng med när vi berättar hur systemen fungerar – och skiljer sig från ramavtal.  

Sverige är på efterkälken när det gäller dynamiska inköpssystem. Inte förrän den 1 januari 2017 infördes möjligheten att använda dynamiska inköpssystem i den svenska lagstiftningen. Vissa EU-länder, exempelvis Finland, Storbritannien och Österrike, har använt sig av dynamiska inköpssystem i över tio år. Så tidigt som i EU-direktiven från 2004 gavs möjligheten att införa dynamiska inköpssystem.

Men nu är det alltså dags att förstå och använda de nya systemen. Ett dynamiskt inköpssystem är en helt elektronisk process som kan användas för återkommande inköp som är allmänt tillgängliga på marknaden. Det är en process i två steg: I det första steget upprättas systemet och alla leverantörer som uppfyller urvalskriterierna får delta. I det andra steget tilldelas kontrakt inom systemet. Fortsättningsvis ska myndigheten vid varje tilldelning bjuda in alla anbudsgivare som är godkända deltagare i systemet att lämna anbud på det kontrakt som ska tilldelas.  

Dynamiska inköpssystem liknar en vanlig upphandling men är en snabbare process. Här är några av de stora skillnaderna gentemot ramavtal:

Ett öppet system
Tvärtemot ramavtal pratar vi här om öppna system där leverantörer som fyller kvalificeringskraven kan ansöka om att delta under hela avtalstiden, vilket ger ett särskilt brett urval. Antalet anbudssökande får med andra ord inte begränsas och alla leverantörer som uppfyller kraven ska få möjlighet att listas bland kvalificerade leverantörer. Det är även möjligt för leverantörer att lämna det dynamiska inköpssystemet under giltighetstiden.

Endast elektronisk kommunikation
All kommunikation ska ske elektronisk, muntlig kommunikation får inte användas.

Ökad konkurrens
De största skillnaderna mellan ramavtal och dynamiska inköpssystem syftar till ökad konkurrens och flexibilitet för att uppnå optimalt utnyttjade av offentliga medel. Att dynamiska inköpssystem är öppna är dess stora fördel, då det inte är begränsat till de ursprungliga avtalspartnerna på samma sätt som ramavtal är utan låter nya leverantörer ansluta efter hand under giltighetstiden. Dynamiska inköpssystem lämnar inte heller samma utrymme för nollanbud som ramavtal gör, då det inte är lika enkelt att ekonomiskt balansera olika delar mot varandra.

Ett dynamiskt inköpssystem kan vara fördelaktigt för små leverantörer eftersom det är lättare att bli kvalificerad och listas som en leverantör som myndigheten äger rätt att tilldela kontrakt till. I ett dynamiskt inköpssystem är inte heller effekten av leverantörens val av leverantör lika hårda – en eventuell förlust gör inte att hela avtalet går förlorat utan det går att återkomma när kraven uppfyllts och då få leverera.

För återkommande inköp
Dynamiska inköpssystem är gjorda för att effektivisera anskaffningen av återkommande inköp och de regler som finns har i första hand skapas för standardiserade inköp. Däremot finns det enligt Upphandlingsmyndigheten inga hinder att en upphandlande myndighet som ingår i ett dynamiskt inköpssystem använder det för mer komplicerade inköp, såvida inköpen är något som behövs köpas in vid flera tillfällen och är allmänt tillgängligt på marknaden.

Ingen lagreglerad längsta giltighetstid
Dynamiska inköpssystem måste ha en giltighetstid bestämd på förhand och angiven i upphandlingsdokumentet – men till skillnad från ramavtal finns det ingen lagreglerad lägsta giltighetstid. Skulle en myndighet vilja ändra giltighetstiden för ett dynamiskt inköpssystem måste det anmälas till EU-kommissionen.