Inköpsdesign

”En bra inköpare är guld värd i kristider”

29 september 2023

När krisen uppstår gäller det som inköpare att vidta snabba åtgärder – men framförallt att samla på sig kunskap och arbeta strategiskt för att vara förberedd inför kommande kriser.

– Det är svårt att förutse hur en kris kommer se ut, men att de kommer komma det vet vi. Därför är det viktigt att lära sig av föregående kriser och inte slarva med det strategiska arbetet, säger en medarbetare på Inköpsdesign.

Strategiskt inköpsarbete är grunden för att kunna möta kriser på bästa möjliga vis och där har inköpare ett viktigt uppdrag i att försöka beskriva risker och se till att ledningen har koll på det.

– Det handlar om att skriva ned potentiella risker och kunna leva med dem. Har inköparen gjort sitt jobb så vet ledningen hur lagren ser ut och vad som finns att räkna på.

Att planera inför inköpskriser behöver inte vara dramatiskt utan handlar om att vara förberedd och undvika så många överraskningar som möjligt gällande allt från lagerkapacitet till produktionsstopp. Det är omöjligt att planera för allt men det är viktigt att kunna klara sig i några veckor utan leverantör.

– Har du endast en leverantör, räcker det med att den går i konkurs för att ni ska hamna i en krissituation. Jag pratade med en kund som importerar mycket från Asien. De hade tagit strategiska beslut efter handelskriget mellan USA och Kina och har därför ett lager inför oförutsedda situationer. Det är så man ska försöka arbeta.

Under och efter krisen
Mitt i en kris blir det ofta stopp i leveranserna och då får det strategiska arbetet lämna plats åt kortsiktiga lösningar.

– När man är mitt uppe i en så stor kris som exempelvis covid-19 gäller det att lägga energi här och nu och försöka se möjliga alternativ. Att ställa om en produktion innebär massor av arbete och det ska man fokusera på fullt ut.

Just nu är det jakt på viktiga komponenter som behövs i produktioner och då får man bitvis bortse från krav, ta något som fungerar hyfsat och acceptera högre priser. Det är inte bra inköpsarbete men det får man acceptera. Som inköpare får man tumma på sina egna regler ibland.

I ett senare skede hamnar fokus på att ta med sig lärdomarna och fundera runt produktionen och dess begränsningar.

– När krisen är över och minnet av den börjar blekna vill ledningen ofta minska lagret och exempelvis lägga produktionen på det allra billigaste stället. När krisen kommer igen ångrar man sig. Här blir en strategisk inköpare som påminner om effekterna av tidigare kriser och tänker till och planerar guld värd, säger en medarbetare på Inköpsdesign.