Okategoriserade

Här är guiden till bästa inköpspolicyn

23 oktober 2019

Ledningens viktigaste verktyg är inköpspolicyn. Den styr hur inköpen ska fungera i organisationen och formar hela inköpsverksamheten. Här får du tips på vad den viktiga inköpspolicyn ska innehålla.

Precis som en orienterare behöver en väl fungerande karta behöver en inköpsverksamhet en väl fungerande inköpspolicy. Inköpspolicyn styr hela den övergripande inköpsstrategin och utan den är det helt enkelt lätt att gå vilse bland alla riktlinjer, regelverk och målsättningar. En bra inköpspolicy bör utgå från organisations- och verksamhetsmålen och beskriva hur inköp ska bidra till att uppnå organisationens övergripande mål. Dessutom bör riktlinjer för det inköpsansvar som medarbetare ska följa samt de krav som ställs på leverantörer också ingå.

Inköpspolicyn ska vara lätt att förstå, välavgränsad och enkel att följa i realiteten. Den ska med andra ord inte vara en tjock bok som ingen orkar läsa – utan ett avgränsat dokument som alla berörda i organisationen är bekanta med och följer i det dagliga arbetet.

En inköpspolicy innehåller oftast några av följande punkter:

• Leveranspolicy
• Materialkostnadspolicy
• Kvalitetspolicy
• Leverantörspolicy
• Kommunikationspolicy
• Uppförandekod (”code of conduct”)
• Målsättningar för organisationen

Varför är Inköpspolicyn viktig?

Inköpspolicyns syfte är att berätta om organisationens mål och riktlinjer för olika sorters inköp. I större eller decentraliserade inköpsorganisationer är inköpspolicyn extra viktig eftersom den hjälper alla att jobba mot samma mål. Ytterligare en fördel med en tydligt utformad inköpspolicy är att den leder till att kostsamma spontanköp minimeras. Kostnadskontroll leder i förlängningen till att det blir mer pengar över till annat – förutsätt att inköpspolicyn följs av alla berörda parter.