Inköpsdesign

Hitta besparingar i kristider

13 maj 2020

I perioder som präglas av stor förändring eller kris gäller det ofta att samtidigt parera omständigheter och hitta besparingar på ett strukturerat sätt. Här har inköpsfunktionen en mycket viktig roll. Ett sätt att effektivisera arbetet och lyckas bättre är att ta hjälp av en extern inköpskonsult.

– Syftet med en inköpskonsult just nu är att rädda resterande jobb. Det handlar inte om att ha en konsult på heltid utan om en coach som bistår inköpsorganisationen och är ett stöd för de befintliga inköparna, säger en medarbetare på Inköpsdesign.

Beslutsbanorna i företag har just nu två viktiga delar att ta hänsyn till. Den första är brandkårsutryckningen i att förstärka inköpen efter att ha blivit av med befintliga leverantörer.

– Leverantörerna finns kanske kvar men är nedstängda. Den förändrade leverantörsmarknaden tar fokus från det dagliga arbetet, eller så gör man det dagliga arbetet och har inga resurser kvar för att hitta nya leverantörer.

Den andra delen är pressen från företagsledningen att sänka kostnaderna. Här är korttidsarbete en tillgänglig åtgärd, men efter löner och hyror är inköpskostnaderna den stora pucken.

– Inköpsavdelningen drabbas dubbelt eftersom bristen på ordinarie leverantörer kombineras med pressen att dra ned kostnaderna.

Kortsiktig och långsiktig investering
För att hitta besparingar på ett strukturerat sätt kan man använda sig av kategoristyrning. En stor del av kategoriarbetet är att bilda en arbetsgrupp inom företaget med exempelvis tekniska chefer och marknadsförare för att tillsammans se över inköpsstrategin. Ordinarie inköpare har ofta inte tid för att sammankalla till möten och se till att alla är där, speciellt inte i kristider.

– Det kan vara svårt för en inköpare att börja tjata på sina kollegor att ha ännu fler möten.  En temporär inköpskonsult kan ta på sig den rollen – medan inköparna kan fokusera på sina ordinarie arbetsuppgifter.

Under kategoriarbetets gång identifierar man viktiga kategorier som har stor påverkan, vilket blir en investering som blir värdefull även efter krisen.

– Tillfälligt handlar det om att avlasta den befintliga organisationen och hitta besparingar. Långsiktigt leder det till att företaget lärt sig en arbetsmetodik. Allting dokumenteras och lämnas kvar, vilket gör att när krisen är över och det finns mer tid kan man utveckla arbetet vidare på egen hand. Konsulten höjer därmed kompetensen på hela organisationen.

Inköpskonsult på deltid
I pressade tider kan beslutet att ta in en ny konsult kännas stort. En lagom start kan vara att ta in expertis någon eller några dagar i veckan.

– Många företag skulle klara sig utmärkt med en deltidskonsult. Varför inte ta in en inköpskonsult en dag i veckan som hjälper till och talar om vad som ska göras, och så får ni göra jobbet själva? Det blir ett mindre åtagande men med ett värdefullt resultat.

 

Läs mer: ”En bra inköpare är guld värd i kristider” eller boka ett möte för att få mer information om hur en inköpskonsult kan hjälpa just er.