Inköpare

Vad gör inköpare?

Rollen som inköpare är väldigt bred och efter du har läst denna text kommer du förstå exakt vad det innebär att vara inköpare. Vi börjar med frågan – vad gör en inköpare?

En inköpare hjälper till att skapa struktur i hur ett företag eller organisation köper saker. Anledningen till varför rollen finns är då kostnaderna som uppstår vid ett köp som görs utan planering är väldigt höga. Vi tar ett exempel för att visa exakt varför det kostar:

Exempel

En anställd på ett medelstort företag har märkt att skrivarpappret håller på att ta slut. Personen väljer därför att springa ned till en närliggande butik för att köpa påfyllning och ber butiken skicka fakturan till sitt företag för betalning.

Konsekvens

Det som sker i exemplet ovan är ett köp utanför företagets befintliga avtal. Vad det betyder är att villkoren för köpet är i princip satta av det andra företaget. Detta medför en rad osynliga kostnader t.ex. kostnad för hantering av ny faktura som ligger i genomsnitt på 300-400 sek då redovisningsavdelningen måste bokföra det. I slutändan kommer då kostnaderna för att hantera köpet vara högre än produkten och om det sker vid varje köptillfälle kommer slutsumman bli väldigt hög.

Lösning

I detta fall skulle en inköpare förhandla ett ramavtal som alla medarbetare måste följa. Det skulle i sin tur kräva att inköp av kontorsmaterial görs via en vald leverantör och på så sätt undviks dessa kostnader som i flera fall överstiger flera hundra tusen.

Finns det något mer svar till frågan – vad gör en inköpare?

Absolut. Som du såg i exemplet ovan hjälper inköpare till med att skapa struktur i hur ett företag köper saker och det finns mycket mer som en inköpare gör men då kommer vi in på flera roller. Det finns nämligen fler än en typ av inköpare bl.a. operativ inköpare, strategisk inköpare, kategorichef och inköpskontroller. Det är viktigt att förstå skillnaden mellan dem för att förstå inköp i sig. Vi har beskrivit respektive roll så att du förstår vad för typer av inköpare det finns.

Operativ inköpare

En operativ inköpare ansvarar för att köpa in produkter, komponenter eller moduler som behövs för att verksamheten ska fungera normalt. Det kan t.ex. vara skruvar som behövs i ett företag som tillverkar stolar. Den operativa inköparen ser då till att göra en avropsorder så att denna typ av skruv finns när det behövs.

Inköpsdesign förklarar avropsorder

Avropsorder är inköp gjorda med ett tidigare förhandlat ramavtal som basis för de kommersiella villkoren t.ex. pris.

Mycket av arbetet består av orderläggning och med det kommer även administrativa sysslor som leveransbevakning, reklamationer och uppföljning. Utöver det tillkommer även uppgifter så som registervård och avvikelserapporter. Som du kanske har märkt nu handlar det om att få arbetet att flyta på och det är till stor del den huvuduppgiften för en operativ inköpare.

Strategisk inköpare

En strategisk inköpare arbetar med att vidareutveckla organisationens strategiska inköpsposition och har ett långsiktigt perspektiv i åtanke. Den strategiska inköparen arbetar med olika typer av leverantörer för att skapa en leverantörsportfölj som är skräddarsydd för det egna bolaget.

Inköpsdesign förklarar leverantörsportfölj

En samling av utvalda företag som anses vara lämpliga som leverantörer till organisationen

Aspekter som tas i åtanke när leverantörsportföljen skapas är bl.a. garantier, ledtider, pris, risker, produktionsmetod och kvalité. Ofta är en utförligt genomförd leverantörsbedömningen eller leverantörsutvärdering grunden till vilka företag som får bli leverantörer.

Inköpsdesign förklarar leverantörsbedömning

En process som utvärderar ett företags lämplighet som leverantör

Det finns flera metoder för att bedöma ett företag men samtliga är definierade som en process med tydliga steg eller parametrar som måste uppfyllas. En av de mest kända är Kraljics Matris som hjälper företag fastställa vilken typ av inköpsstrategi de ska ha.

Inköpschef

Inköpschefen är den person som är ytterst ansvarig för att inköpsavdelningen ska nå sina mål som är satta av antingen VD:n eller ledningsgruppen. Dessa mål översätts sedan till praktiskt inköpsarbete som ska kunna implementeras av de olika rollerna t.ex. de strategiska inköparna. För att göra det tydligt formuleras en inköpsstrategi som ska agera likt en kompass åt avdelningen och det är en av inköpschefens huvuduppgifter.

Förutom att skapa denna inköpsstrategi arbetar även inköpschefen med att implementera den. Det kan uppfattas som relativt självklart men att implementera en inköpsstrategi 365 dagar per år är arbete som kräver erfarenhet, vilja och en taktik för att det ska lyckas. Det är därför viktigt att skapa en strategi som är realistisk och förankrad i företagets gemensamma mål.

Förutom att leda arbetet måste inköpschefen leda kompetensutvecklingen hos inköparna. Att ständigt finnas där för sina medarbetare och svara på frågor är en viktig aspekt i en välfungerande inköpsorganisation.