Okategoriserade

”Utan kvalitetssäkring är vi inte ansvarsfulla samhällsmedborgare”

6 november 2019

Koll på kvalitén i inköpsprocessen kräver struktur och prioriteringsförmåga. Jonas Darke, strategisk inköpskonsult, berättar hur du kan tänka kring kvalitetssäkring.

Oftast finns informationen som behövs för kvalitetssäkring, men den behöver tydliggöras och sammanställas. Kvalitetssäkringen kan därför delas upp i tre tårtbitar – som man måste ha koll på samtidigt.

– Den första biten har en kommersiell dimension som helt enkelt handlar om vad som är den bästa affären. Den andra delen handlar om compliance, det vill säga regelefterlevnad med standardiseringar och lagstiftningar. Den tredje biten rör miljö och säkerhet, säger Jonas Darke.

Utmaningen är alltså att ha koll på alla tre bitarna samtidigt, gällande både leverantörer och produktval, enligt Jonas Darke. Kvalitetssäkringen ska reflekteras i leveransvalen och det är viktigt att ha en leverantörsbas som baseras på aktiva val utifrån bedömningar och förhandlingar.

– Jag tycker du ska göra medvetna val och ha standardavtal, så slipper du börja om från början varje gång du skaffar en ny leverantör.

Koncentrera leverantörsbasen
Vilken typ av kvalitetssäkring som krävs beror på flera olika faktorer. Vissa krav behövs uppfyllas på grund av lagstiftning och branschregler medan andra beror på var man lägger fokus på kvalitetssäkringen. En god kvalitetssäkring är att ständigt prioritera och välja vilka leverantörer man ska lägga tid på.

– Till syvende och sist handlar det om hur mycket pengar som står på spel. Ett tips som gör det enklare är om man lyckas koncentrera leverantörsbasen, helt enkelt ha färre men större leverantörer, eftersom det gör prioriteringen lättare.

För det krävs process, strukturer och tydliga beslutsvägar för hur man utvärderar sina leverantörer. Ett sätt att förenkla processen är att använda ett verktyg som kan lagra information om leverantörerna och göra den lättillgänglig.

– Jag har arbetat i företag som har en leverantörsbas på hundratals bolag, då behövs mycket information för att fatta rätt beslut. När det är många personer inblandade kan ett verktyg vara en bra hjälp för att göra processen mindre komplex.

Lyckad kvalitetssäkring
För att lyckas med kvalitetssäkring behövs alltså ett korrekt beslutsunderlag. Detta kräver jämförbar och relevant information från leverantörerna. Enligt Jonas Darke är detta det svåraste med kvalitetssäkring.

– Du måste få en grund för att fatta vettiga beslut, samtidigt som du inte kan lägga alltför mycket tid på att analysera. Denna balansgång är svår att kontrollera.  

– En annan svår aspekt är att förklara för inköpsorganisationen varför det är viktigt med struktur och en städad leverantörsbas. Utan kvalitetssäkring är vi inte lönsamma och effektiva – vi agerar inte heller som ansvarsfulla samhällsmedborgare, eftersom vi inte vet hur arbetsprocessen ser ut hos våra leverantörer eller om någon far illa i leveranskedjan.

 

Jonas Darke
Bakgrund: 30 års erfarenhet av inköp, företagsförvärv och hantering av tredjepartsrelationer.
Gör: Managementkonsult och företagsrådgivare
Bor: Stockholm